Some rights reserved by Jessica Lucia

Es gibt nichts Besseres als ein ordentliches Reporting, welches dem Management hilft den Status Quo zu analysieren. Ob dies jedoch der richtige Weg ist, darf bezweifelt werden!

Dear Staff,

In an effort to maximize productivity in our department I will be implementing a tool used in many industries. You will be tracking your time working on certain activities and sending me a time sheet weekly showing me how your time has been spent.

Attached below is a sheet specifying a job code list based on some observations of employee activities. Please begin using this job code list immediately and let me know about any difficulties you encounter.

Thank you.
Your boss.

Code / Number Explanation

• 5316 Useless Meeting
• 5317 Obstructing Communications at Meeting
• 5318 Trying to Sound Knowledgeable While in a Meeting
• 5319 Waiting for Break
• 5320 Waiting for Lunch
• 5321 Waiting for End of Day
• 5322 Vicious Verbal Attacks Directed at Coworker
• 5323 Vicious Verbal Attacks Directed at Coworker While Coworker is Not Present
• 5393 Covering for Incompetence of Coworker Friend
• 5394 Blaming Incompetence of Coworker Who is Not a Friend
• 5400 Trying to Explain Concept to Coworker Who is Not Interested in Learning
• 5401 Trying to Explain Concept to CoworkerWho is Stupid
• 5402 Trying to Explain Concept to Coworker Who Hates You
• 5481 Buying Snack
• 5482 Eating Snack
• 5500 Filling Out Timesheet
• 5501 Inventing Timesheet Entries
• 5502 Waiting for Something to Happen
• 5503 Scratching Yourself
• 5504 Sleeping
• 5510 Feeling Bored
• 5600 Complaining About Lousy Job
• 5601 Complaining About Low Pay
• 5602 Complaining About Long Hours
• 5603 Complaining About Coworker (See Codes 5322 & 5323)
• 5604 Complaining About Boss
• 5605 Complaining About Personal Problems
• 5640 Miscellaneous Unproductive Complaining
• 5701 Not Actually Present At Job
• 5702 Suffering From Eight-Hour Flu
• 6102 Ordering Out
• 6103 Waiting for Food Delivery to Arrive
• 6104 Taking It Easy While Digesting Food
• 6200 Using Company Resources for Personal Profit
• 6201 Stealing Company Goods
• 6202 Making Excuses After Accidentally Destroying Company Files
• 6203 Using Company Phone to Make Long-Distance Personal Calls
• 6204 Using Company Phone to Make Long-Distance Personal Calls to Sell Stolen Company Goods
• 6205 Hiding from Boss
• 6206 Gossip
• 6207 Planning a Social Event (e.g. vacation, wedding,etc.)
• 6210 Feeling Sorry For Yourself
• 6211 Updating Resume
• 6212 Faxing Resume to Another Employer/Headhunter
• 6213 Out of Office on Interview
• 6221 Pretending to Work While Boss Is Watching
• 6222 Pretending to Enjoy Your Job
• 6223 Pretending You Like Coworker
• 6224 Pretending You Like Important People When in Reality They are Jerks
• 6238 Miscellaneous Unproductive Fantasizing
• 6350 Playing Pranks on the New Guy/Girl
• 6601 Running your own Business on Company Time (See Code 6603)
• 6602 Complaining
• 6603 Writing a Book on Company Time
• 6611 Staring Into Space
• 6612 Staring At Computer Screen
• 6615 Transcendental Meditation
• 7281 Extended Visit to the Bathroom (over 10 minutes)
• 7400 Talking With Divorce Lawyer on Phone
• 7401 Talking With Plumber on Phone
• 7402 Talking With Dentist on Phone
• 7403 Talking With Doctor on Phone
• 7404 Talking With Masseuse on Phone
• 7405 Talking With House Painter on Phone
• 7406 Talking With Personal Therapist on Phone
• 7419 Talking With Miscellaneous Paid Professionals on Phone
• 7931 Asking Coworker to Aid You in an Illicit Activity
• 8000 Recreational Drug Use
• 8001 Non-recreational Drug Use
• 8002 Liquid Lunch
• 8101 Surfing Vacation Sites on the Internet
• 8102 Surfing Porn Sites on the Internet
• 8103 Surfing Humor Sites on the Internet
• 8200 Reading e-mail
• 8201 Distributing humorous e-mails

*** message is wholly contained in the subject line ***

EOM

EOM stands for “end of message.”

People who exchange a great deal of e-mail sometimes write a very short
message in the subject line of an e-mail note and conclude it with: (EOM).
This is a little faster to send and saves the receiver from having to take
the time to open the note, since the entire message is visible in the
subject line. The “(EOM)” is a signal that the message is wholly contained
in the subject line.

EOM can also be used in conjunction with No Reply Necessary or NRN to
signify that the sender doesn’t require (or would prefer not to receive) a
response (e.g., “Campaign has launched (EOM/NRN)”).

http://en.wikipedia.org/wiki/End_of_Message

Weitere Informationen zu diesem praktischen Akronym gibt es bei lifehacker.com und lexikalisch in der Wikipedia.

Heute habe ich eine Antwort-Mail mit den Buchstaben AFICR am Ende des Betreffs erhalten.

*** message is wholly contained in the subject line ***

AFICR

AFICR stands for “Already fixed in current release.”

People who are developing software do this in release cirquits, where one build alias version marks a state of the application. While a stable version is published, the release circle goes on, incresaing the version number by one (or any other amount, free at will), the development continues to work on the project.

After all wished features and bug fixes have been fixed in the new release, that release is marked as stable and published.

So when a developer just states AFICR, then a defined change has already been implemented in the current version, which will become the next stable version of the application.

Überaus praktisch, wie humorvoll …

Im folgenden video stellt Rober Scoble ClearContext Professional und seine Vorteile vor. Deva Hazarika (ClearContext CEO) stellt sich Roberts fragen und zeigt, wie man dieses nützliche Tool  effektiv einsetzt:

Gestern erhielt ich per Kommentar eine Frage zur Lokalisierung von ClearContext. Grundsätzlich funktioniert das Inbox-Managemet-System auch mit der deutschen Version von Outlook 2007, wenn man folgende Anpassungen durchführt.

Folgende Informationen zur Anpassung werden offiziell von ClearContext beschrieben:

1. Click on one of the view buttons and edit the view
2. Select Automatic Formatting in the edit view dialog
3. Highlight CC-HighPriority and click “Condition”
4. Change the rule on the Advanced Options tab to reflect your language
5. Exit the condition dialog and click the checkbox next to the CC-HighPriority item
6. Repeat 3 – 5 for each CC field (CC-MediumPriority, CC-NormalPriority, and CC-LowPriority)
7. Repeat the entire process for each view

Folgende Werte müssen angepasst werden:

1. “CC-ThreadScore is at most -125″
2. “CC-ThreadScore is between -124 and -60″
3. “CC-ThreadScore is between -59 and -16″
4. “CC-ThreadScore is at least 17″

Folgende Anpassungen habe ich vorgenommen:

1. “CC-ThreadScore is at most -125″ habe ich in “- “CC-ThreadScore ist höchstens -125″ geändert
2. “CC-ThreadScore is between -124 and -60″ habe ich in “- “CC-ThreadScore ist eine Zahl zwischen -124 und -60″
3. “CC-ThreadScore is between -59 and -16″ habe ich in “CC-ThreadScore ist eine Zahl zwischen -59 und -16″ geändert
4. “CC-ThreadScore is at least 17 ” habe ich in “CC-ThreadScore ist mindestens 17″ geändert

Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung!

Disclaimer: Ich bin kein Mitarbeiter von ClearContext und erhalte keine Bezahlung für meine Artikel über ClearContext Professional. Ich bin Beta-Tester und erhalte im Rahmen der Betatests eine kostenlose Produktversionon.

by tim caynes (CC)

PS: Eventuell hilfe ein Besuch auf folgender Veranstaltung: Multitasking – Synchronität als kulturelle Praxis.

1. Do not answer unrecognized phone calls
2. Do not e-mail first thing in the morning or last thing at night
3. Do not agree to meetings or calls with no clear agenda or end time
4. Do not let people ramble—forget “how’s it going?” and embrace “what’s up?”
5. Do not check e-mail constantly—”batch” and check at set times only
6. Do not over-communicate with low-profit, high-maintenance customers
7. Do not work more to fix overwhelm—prioritize
8. Do not carry a cellphone or Crackberry 24/7, seven days a week—make evenings and/or Saturdays digital leash-free
9. Do not expect work to fill a void that non-work relationships and activities should

Die Liste mag trivial aussehen, sie ermöglicht jedoch erhebliche Zeiteinsparung…

Es ist wieder so weit. In den nächsten Tagen „darf“ ich erneut Klausuren absolvieren. Die Freude ist gross… Meine strategische Planung erfolgt wie immer nach der 45-Minuten-Regel, welche ich bereits auf meinem Blog vorgestellt habe. Dank “Virra” widme ich mich jeweils einem Thema für 45 Minuten ohne Ablenkung. Unterbrechungen gibt es in meinem Fall viele. Durch Internet, Telefon, Freundin und Hund lasse ich mich gerne ablenken.

Der Artikel „10 Ways to Eliminate Distractions”, der gestern auf freelanceswitch.com veröffentlicht wurde, ist eine gelungene Abhandlung über den „Fluch der Unterbrechung“. Eine der wichtigsten Grundregeln, die bei produktiver Arbeit zu beachten ist, ist die Fokussierung auf eine Tätigkeit. Der Autor zählt die zehn grössten Störfaktoren nebst wirkungsvoller Lösung auf.

1. Schalten Sie die Benachteiligung bei m Eintreffen neuer eMail ab.
2. Schalten Sie das Internet ab.
3. Nutzen Sie Werkzeuge, um das Internet nur für Recherchen einzusetzen
4. Setzen Sie Kopfhörer auf (Ich nutze Ohropax)
5. Stellen Sie ein „Bitte-nicht-stören-Schild“ auf
6. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf und entfernen Sie das visuelle Durcheinander
7. Entfernen Sie das Durcheinander auf Ihrem Rechner
8. Vermeiden Sie Störungen
9. Benutzen Sie einfache/minimalistische Programme
10. Räumen Sie sich Pausen für Zerstreuung ein

Ein sehr guter Artikel, der im Kampf gegen Unterbrechungen hilfreiche Tipps bietet. Danke Leo!

Mehr zu David Allen gibt es bei LifeClever.

Das wichtigste Feature der Software ist die Periodisierung von Mail nach Wichtigkeit. Dies geschieht automatisch aufgrund des Kommunikationsverhaltens des Users. Eine eMail-Adresse, die häufig angeschrieben wird, wird mit einer hohen Priorität versehen. Eine weitere nützliche Funktion ist das Zurückstellen von Nachrichten. Zurückgestellte Mails verschwinden aus dem Posteingang und erscheinen zu einem vordefinierten Zeitpunkt als ungelesene Nachricht im Posteingang. Darüberhinaus können Mails sehr einfach in Verzeichnissen gespeichert und delegiert werden. Das „Getting-Things-Done“-Prinzip: Mails, deren Bearbeitung weniger als 2 Minuten erfordert, sofort zuerledigt, fällt mit ClearContext sehr einfach. Eine überfüllte Mailbox lässt sich einfach leeren. Zukünftig wird man nie wieder mit vollgestopft Postfächern kämpfen. Das grandiose Tool wird auch von Channel 9 und 10 vorgestellt:

• ClearContext IMS Pro for Outlook 2007 – Alpha Demo
• ClearContext: Prioritize your email!

Auch auf hanselminutes.com wird ClearContext mit unterschiedlichen Outlokk Add-Ons verglichen und vorgestellt.

Productive Talk ist ein sehr interessanter Podacst zum Thema GTD. Merlin Mann (43 Folders) und David Allen sprechen in jeder Ausgabe über einen Aspekt des GTD-Systems. Wichtige Charakteristika werden erläutert sowie analysiert. Meinen “Hörbefehl” spreche ich gerne mit aller Nachhaltigkeit aus!

Productive Talk #01: Procrastination
Productive Talk #02: Patching Leaks
Productive Talk #03: Someday Maybe
Productive Talk #04: Teams
Productive Talk #05: Email

Derzeit verrichten übrigens folgende Tools ihren Dienst in meinem Outlook:

• ClearContext
• Lookout
• Plaxo
• opbenBC
• LinkedIn